Como realmente funciona a assinatura digital em licitações?
Com o avanço da transformação digital, tornou-se comum a assinatura de documentos em licitações públicas usando certificados digitais do tipo e-CNPJ.
No entanto, surgem dúvidas: a empresa pode, de fato, assinar propostas, declarações e balanços patrimoniais com e-CNPJ? Ou seria necessária a assinatura pessoal de seu representante legal (via e-CPF)?
Neste artigo, trazemos uma análise técnica e prática, baseada na legislação brasileira, jurisprudência do TCU e doutrina especializada.
Assinatura digital em licitações e e-CNPJ: como funciona?
O Brasil reconhece a assinatura digital como meio legal de manifestação de vontade desde a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil.
A assinatura realizada com certificado digital padrão ICP-Brasil possui presunção de veracidade e equivale juridicamente à assinatura manuscrita.
A Lei nº 14.063/2020 reforçou essa validade, especialmente nas interações com a Administração Pública.
Já a Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) priorizou o uso de atos digitais e autorizou expressamente a assinatura por pessoa jurídica em meio eletrônico.
Assim, documentos assinados digitalmente — seja com e-CPF (certificado de pessoa física) ou e-CNPJ (certificado de pessoa jurídica) — têm plena validade jurídica em processos licitatórios.
Pessoa jurídica pode assinar documentos?
Importante observar que a pessoa jurídica é uma entidade fictícia, que se manifesta no mundo real por meio de seus representantes legais.
Dessa forma, ainda que o certificado digital seja da empresa (e-CNPJ), presume-se que foi utilizado por alguém autorizado a agir em nome dela.
O certificado e-CNPJ, portanto, não substitui a necessidade de representação, mas é um meio seguro e aceito de identificar que a manifestação foi feita pela empresa.
Assinatura digital em licitações: o que diz a Lei sobre o uso do e-CNPJ em documentos?
A legislação não proíbe o uso do e-CNPJ na assinatura digital em licitações nos seguintes casos:
- Declarações exigidas no edital (idoneidade, habilitação, trabalho infantil etc.);
- Correspondências formais (ofícios, esclarecimentos, recursos);
- Balanço patrimonial e demonstrações contábeis;
- Documentos societários (como contrato social e procurações).
O art. 12, §2º da Lei 14.133/21 permite que atos do processo licitatório sejam assinados digitalmente tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, utilizando o certificado ICP-Brasil.
Além disso, decisões do Tribunal de Contas da União (TCU) confirmam que documentos assinados digitalmente devem ser aceitos pela Administração, sendo vedado o formalismo excessivo.
Assinatura digital em licitações: aplicação prática em cada documento
A seguir, veja alguns exemplos de assinatura digital em licitações.
Proposta de preços
Pode ser assinada com e-CNPJ, com validade jurídica plena.
Nesse caso de assinatura digital em licitações, no entanto, recomenda-se mencionar no texto quem é o responsável pela assinatura (ex.: Diretor Fulano de Tal) para maior clareza.
Declarações
As declarações também podem ser assinadas com e-CNPJ. É importante que o conteúdo da declaração identifique a empresa e, preferencialmente, o nome do responsável.
Correspondências e Recursos
Outro caso de assinatura digital em licitações envolve as correspondências formais, que também podem ser assinadas com e-CNPJ.
Isso inclui recursos administrativos e esclarecimentos. Desde que enviados pelos canais oficiais da licitação, eles são plenamente válidos.
Balanço patrimonial
O e-CNPJ pode ser usado, mas atenção: demonstrações contábeis devem conter obrigatoriamente as assinaturas do contador (com e-CPF) e do administrador.
O e-CNPJ reforça a validade do arquivo, mas não substitui a assinatura do profissional contábil.
Contrato administrativo
O contrato também é outra situação relativa à assinatura digital em licitações, pois ele pode ser assinado com e-CNPJ, vinculando a empresa juridicamente.
Aqui, recomenda-se indicar no próprio contrato qual representante legal está assinando em nome da empresa.
Contrato social e outros documentos de habilitação
Não é obrigatório assinar o contrato social com e-CNPJ para fins de licitação. Cópias simples ou autenticadas são aceitas.
Porém, a empresa pode assinar digitalmente a cópia (com e-CNPJ) para reforçar a autenticidade.
Assinatura digital em licitações: riscos e boas práticas
Embora a assinatura digital em licitações seja legalmente aceita, o uso do e-CNPJ requer atenção:
- Rastreabilidade: é importante que se consiga identificar quem usou o certificado. Documentos devem indicar o nome do responsável legal;
- Segurança Interna: a empresa deve controlar quem tem acesso ao e-CNPJ (token, senha) para evitar usos indevidos;
- Verificação da assinatura: documentos assinados digitalmente devem ser verificados no meio eletrônico (PDF com painel de assinaturas ou plataforma de validação);
- Cuidado com as impressões: imprimir um documento assinado digitalmente faz a assinatura “sumir” na versão física. A validade plena depende da verificação no ambiente eletrônico.
Considerações finais sobre a assinatura digital em licitações
Sim, a empresa pode assinar documentos de licitação com o e-CNPJ e isso é plenamente válido juridicamente.
Tanto a legislação (MP 2.200-2/01, Lei 14.063/20, Lei 14.133/21) quanto a jurisprudência do TCU asseguram essa prática.
O e-CNPJ representa a pessoa jurídica, e sua assinatura digital possui presunção de autenticidade, eficácia e validade.
Porém, boas práticas relativas à assinatura digital em licitações recomendam sempre indicar o nome do representante legal no documento e manter rigoroso controle interno sobre o uso do certificado.
Com a transformação digital da Administração Pública, o uso correto da assinatura digital é um diferencial de eficiência e segurança para empresas que participam de licitações.
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